Электронным документооборотом называют всю совокупность автоматизированных процессов, включающих работу с электронными документами. Его внедрение позволяет создать единую информационную базу, оптимизировать доступ к содержащимся в ней сведениям и обеспечить их надежную защиту.
Использование этой разновидности документооборота предусмотрено положениями налогового законодательства, законом «О бухгалтерском учете», его применение является актуальным для проведения электронных аукционов. Следует учесть, что для удостоверения электронных документов и оценки преимуществ системы электронного документооборота на практике вам понадобится в обязательном порядке приобрести электронную подпись.
Электронной цифровой подписью называют реквизит электронного документа, который получают путем криптографического преобразования с применением закрытого ключа подписи. Он позволяет подтвердить авторство создателя документации, факт ее подписания (неотказуемость) и отсутствие в ней искаженных данных (целостность).
Порядок оформления ЭЦП регламентирован законом № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (вступил в действие в июле 2013 года), она также должна отвечать требованиям национального стандарта ГОСТ Р 34.10-2012. Для оказания содействия в оформлении вам следует обратиться к специалистам сертификационного центра «Гортест», или заполнить заявку, перейдя по ссылке https://ca.tensor.ru/petition.html?age…_code=1643 .
Внедрение электронного документооборота на предприятии
Внедрение системы электронного документооборота предполагает следующее:
- Отражение в учетной политике организации работы с электронными документами – такое решение оформляется приказом руководителя.
- Анализ схемы действующего документооборота с целью выявления существующих проблем и потерь.
- Выбор наиболее подходящего вида подписи – при этом следует обратить внимание на то, какие возможности она предоставляет, значение имеет и срок оформления ЭЦП.
- Подбор оптимального технического решения – потребуется определиться между веб-версией и интеграцией. Первый вариант не затрагивает информационные системы организации, в этом случае оплата производится лишь за отправленную документацию (подходит для компаний с незначительным трафиком и количеством контрагентов). Второй дает возможность работать в режиме единого окна, что, в свою очередь, обеспечивает автоматизацию практически всех процессов.
- Выбор оператора и подписание с ним соглашения о сотрудничестве.
- Подключение контрагентов для обмена документацией.
Нормами ФЗ № 63 был введен термин «ЭП» вместо «ЭЦП» (несмотря на это, на практике довольно часто используется последний), а также 3 варианта такой подписи. Она может быть:
- простой (ЭП) – устанавливает подписание документации конкретным лицом, но не обеспечивает сохранение файлов без изменений;
- усиленной неквалифицированной (НЭП) – дает возможность определить автора документа и факт внесения в файл различного рода изменений (не подлежит утверждению удостоверяющим центром);
- усиленной квалифицированной (КЭП) – данный способ подписания электронной документации является наиболее востребованным. Применяется для работы на гос. порталах, также в процессе получения финансовых услуг, организации процедур закупки, участия в торгах. Документация, заверенная такой подписью, приравнивается к бумажной, удостоверенной личной подписью уполномоченного на это лица.
Специалисты центра «Гортест» помогут определиться, какой из вышеуказанных вариантов является оптимальным для вашего бизнеса. Вы также узнаете, как получить ЭЦП онлайн в кратчайшие сроки и с минимальными затратами.
Преимущества электронного документооборота
Электронный документооборот на предприятии характеризуется следующим перечнем преимуществ:
- реальной экономией времени – для того, чтобы найти нужный документ потребуется несколько секунд;
- обеспечением безопасности информации и документации;
- повышением прозрачности функционирования всех структурных подразделений предприятия;
- снижением затрат на ведение бумажного документооборота;
- улучшением дисциплины и качества работы;
- автоматизацией бизнес-процессов.
Если вы не знаете, с чего начать, или желаете в предусмотренном действующим законодательством порядке получить сертификат ЭЦП, для этого необходимо обратиться в аккредитованный центр «Гортест». Наши эксперты расскажут, что для этого необходимо в вашем конкретном случае, а при необходимости, помогут внедрить ЭД на вашем предприятии «под ключ».
Требования к системам электронного документооборота
Для эффективного использования в рамках отдельного предприятия система ЭДО должна соответствовать перечню требований, которые предъявляются к ее следующим параметрам:
- функциональным возможностям (безопасность, управление доступом, передача, отбор, отображение, хранение и иные);
- гибкости и адаптивности;
- поисковым опциям;
- удобству сопровождения;
- возможностям программного обеспечения.
Оформление электронного документооборота
Итак, если вы оценили существующие преимущества электронного документооборота и приняли решение о его внедрении в рамках вверенной организации, для этого понадобится следующее:
- Издать приказ – в этом документе следует максимально подробно отразить все нюансы создания, хранения, согласования документации.
- Выбрать наиболее подходящую разновидность подписи и определиться с системой ЭД.
- Заключить договор на оказание услуг с удостоверяющим центром.
- Испытать на практике внедренную систему ЭД.
Если вы не знаете, с чего начать, или у вас возникли сложности в процессе оформления, следует прибегнуть к услугам специалистов центра сертификации «Гортест». Звоните, пишите! Все консультации предоставляются бесплатно!
