Отказное письмо (сокращенно — ОП) — официальный документ, где отражается информация, согласно которой определенный товар не подлежит прохождению обязательной процедуры сертификации либо декларирования. В основе оформления лежат действующие законы (Постановление Правительства РФ № 2425, технические регламенты ЕАЭС, прочее).
Заключение выдается аккредитованным органом после анализа сведений от компании и проверки действующих нормативно-правовых актов. Выдача ОП допускается только при отсутствии товара в актуальных перечнях действующего законодательства.
Документ используется в практике импорта, при выходе на маркетплейсы, поставках в торговые сети и при регистрации продукции в отечественных реестрах. Его задача — подтвердить правомерность обращения продукции без необходимости получать разрешительную документацию о соответствии.
Виды отказных писем
Выделяют несколько распространённых форм ОП:
- Для ввоза из-за рубежа. Подтверждает, что ввозимые товары не попадают под действие обязательных технических регламентов и могут пересекать границу без оформления сертификата или декларации.
- Для маркетплейсов. Необходимо при публикации новых товарных единиц на сайтах. При отсутствии разрешительных документов система требует письмо об отсутствии требований как основание для допуска к торговле.
- Для торговли через розничные сети. Используется поставщиками и дистрибьюторами при включении новых товаров в ассортимент сетей. Наличие письма ускоряет согласование.
- По запросу государственных и проверяющих структур. Включает ситуацию, когда контролирующий орган требует обоснование отсутствия обязательной сертификации на конкретную позицию.
- При сертификации оборудования, компонентов, сопутствующих элементов. Из сферы регулирования исключаются изделия, используемые в составе других товаров, если в отдельном виде они не подлежат обязательным проверкам.
Унифицированной формы документа для всех случаев не существует. Оформление выполняется индивидуально, учитывая специфику товара и цель его подачи.
Сколько стоит оформить письмо
Стоимость услуги составляет от 4000 рублей, определяется индивидуально. На итоговую цену влияет:
- количество товарных наименований;
- необходимость подбора кодов по классификатору ТН ВЭД;
- срочность оформления.
Сколько стоит отказное письмо зависит от того, предоставлены ли заявителем точные сведения о товаре. Если код выбран корректно и описание полное, процедура занимает минимум времени и обходится дешевле. При отсутствии исходных данных требуется дополнительный анализ, который увеличивает срок подготовки.
Цена на отказное письмо выше, когда необходимо изучить характеристики продукции, подобрать классификацию или подготовить расширенное обоснование.
Какие сведения содержит
В ОП указываются следующие данные:
- заявитель (юридическое лицо, индивидуальный предприниматель или физическое лицо);
- информация о товаре: наименование, назначение, техническое описание;
- код ТН ВЭД;
- ссылка на нормативную документацию;
- обоснование отсутствия необходимости получения сертификата или декларации;
- реквизиты органа, выдавшего документ: название, номер аккредитации, контакты;
- дата, регистрационный номер, подпись, печать.
Каждый пункт должен соответствовать текущему законодательству. Нарушения в структуре отказного письма на продукцию или неточности в информации делают документ юридически недействительным.
Как оформить отказное письмо
Заявитель предоставляет экспертам следующую информацию:
- регистрационные данные (ИНН, ОГРН, адрес);
- перечень товаров и их назначение;
- описание продукции;
- коды ТН ВЭД (при наличии);
- подтверждающие материалы: техпаспорта, инструкции, фото.
Перед выдачей центр вправе запросить дополнительные сведения для проверки.
После получения заявки специалисты проверяют соответствие продукции нормативным актам. При подтверждении основания для оформления готовится текст ОП. Затем документ регистрируется, направляется заявителю.
Образец отказного письма на продукцию
Официальная форма не утверждена на уровне закона, но на практике используется стандартизированный деловой формат.
Характерные признаки:
- четкая структура с абзацами, таблицами или списками;
- текст набран официальным деловым стилем;
- обязательное наличие оригинальной подписи и печати;
- указание регистрационного номера;
- наличие исходящих реквизитов и даты.
Обычно используется одностраничный шаблон, но при наличии нескольких товарных позиций возможно оформление на нескольких листах.
Для каких изделий допускается оформление ОП
Примеры категорий товаров:
- детали, комплектующие, предназначенные для производственного применения и не предназначенные для реализации в готовом виде;
- изделия промышленного применения, не контактирующие с потребителем;
- предметы, не влияющие на безопасность человека или окружающей среды;
- сувенирная, декоративная или рекламная продукция;
- образцы для демонстрации, выставочные экземпляры.
Сделать отказное письмо можно на одну товарную позицию или на весь перечень. Главное условие — полное отсутствие оснований для обязательного подтверждения соответствия.
Перед выдачей документа специалист проверяет соответствие товара классификатору и нормативным актам. Если продукция входит в установленные перечни Постановлений Правительства РФ (например, ПП РФ №2425), ТР ТС, оформить отказное письмо невозможно.
Для какой цели оформляют ОП
Отказное письмо требуется в ситуациях, когда организация должна подтвердить законность выпуска продукции в оборот без разрешительной документации.
Распространённые случаи, когда необходимо получить заключение:
- при загрузке карточки на маркетплейс, чтобы пройти модерацию;
- в торговых сетях, когда требуется пакет документации на новую продукцию;
- при декларировании партии на таможне;
- для регистрации изделия в реестре отечественных производителей через Торгово-промышленную палату;
- по запросу складских операторов, логистов, партнёров или клиентов.
Оформление отказного письма помогает снизить риски блокировок, избежать задержек в проверках и облегчает запуск продаж, особенно при работе с новыми товарными категориями.
Период действия документа
Срок действия письма законом не ограничен. Документ оформляется бессрочно, при условии, что нормативная база остается неизменной.
Исключения:
- если продукция, указанная в письме, будет включена в перечень товаров, подлежащих обязательной оценке — документ утратит силу;
- при изменении назначения товара или его конструкции — потребуется переоформление.
На практике организации обновляют документы ежегодно. Это необходимо для актуализации информации, соответствия текущим требованиям маркетплейсов, торговых сетей.
Документ остается действительным до официальных изменений в законодательстве, регулирующем техническое регулирование и товарную безопасность.
Обязательно ли получать отказные письма
Законодательство РФ, ЕАЭС не устанавливает обязательных норм к оформлению ОП. Документ оформляется в добровольном порядке.
Часто его запрашивают:
- операторы маркетплейсов при добавлении карточек товара;
- представители торговых сетей при заключении договоров поставки;
- логистические компании при оформлении транспортных документов;
- сотрудники таможенного органа при декларировании продукции;
- отделения Торгово-промышленной палаты при регистрации товара в реестре;
- клиенты, дистрибьюторы, партнеры — при проверке разрешительных документов.
Оформление ОП официально подтверждает, что сертификат или декларации не требуются.
Как проверить подлинность письма
Следует обратиться к специалистам ЦС Гортест, которые оперативно проверят подлинность ОП. Проверка легальности документации проводится следующим образом:
- Убедиться, что в письме указан аккредитованный орган, внесенный в Реестр аккредитованных лиц (РАЛ).
- Проверить наличие обязательных атрибутов: дата, регистрационный номер, печать, подпись уполномоченного лица.
- Сверить реквизиты выдавшей организации с информацией, размещенной на официальном сайте Росаккредитации.
Также важно оценить соответствие документации деловому формату: отсутствие правок, наличие исходящих реквизитов.
Поддельные ОП, выданные неуполномоченными лицами, не принимаются торговыми площадками, сетями и контролирующими органами.
Добровольная оценка качества как дополнение
Чтобы повысить доверие потребителя или выделить товар на рынке, оформляется добровольный сертификат. Такой документ:
- демонстрирует соблюдение стандартов при изготовлении изделий;
- повышает лояльность клиентов, деловых партнеров;
- даёт преимущество при продвижении товара на маркетплейсах.
Добровольная оценка актуальна:
- при выходе новой торговой марки на рынок;
- участии в тендерах, закупках;
- продвижении товара через маркетплейсы;
- работе с сетевыми заказчиками.
Оформляется добровольный сертификат через ЦС Гортест, на основе результатов испытаний, технической документации.
